Documentação de projeto: por que é tão importante?

Qual prioridade deve ser dada à documentação do projeto? A elaboração e o trato com documentos parecem ser um processo tedioso? Será que todos os envolvidos no projeto entendem a importância do registro das definições adotadas? Se qualquer dessas perguntas lhe deixou em dúvida, saiba que a documentação é a parte mais importante de um projeto.

papelada

 Em todas as fases de um projeto, a documentação do projeto é usada para definir as ações a serem tomadas, bem como definir os requisitos que atenderão satisfatoriamente os objetivos do projeto. Ele dará aos envolvidos, tanto para o cliente quanto aos fornecedores, a oportunidade de trabalhar mentalmente os próximos passos antes que qualquer decisão seja tomada. Isso fornece uma oportunidade para a colaboração e revisão, buscando uma definição adequada que torne o projeto mais bem sucedido.

 Além disso, uma vez formalizadas entre as partes, as definições acordadas estarão equalizadas entre os envolvidos. Isso evita o desencontro de informações, garante o atendimento do escopo estabelecido e reduz a possibilidade de frustração do cliente ao receber o produto final e descobrir que este não satisfaz suas necessidades.

 O objetivo de um projeto pode se tornar intangível, caso não comece com as definições adequadas. Por exemplo, se o cliente faz a solicitação que se resume a um projeto de uma casa de 60m², ou mesmo o desenvolvimento de um sistema de automação residencial que acenda as lâmpadas da residência.  A falta de informação faz com que o projetista assuma a responsabilidade de adotá-las por sua própria conta. No entanto, nem sempre as prioridades e necessidades da visão do projetista atenderão satisfatoriamente todas as necessidades do cliente.

 Em outras palavras, as definições do projeto podem ser a diferença entre um projeto bem-sucedido com um cliente feliz ou um pesadelo que resulte no único interesse comum entre os envolvidos ser de que o projeto se encerre o mais rápido possível, seja lá como for.

 Enquanto a definição do projeto vem em muitas formas, o resultado final deve fornecer informações aos clientes e fornecedores de todo o escopo a ser executado, como o funcionamento do processo, a capacidade, o tamanho, algum material de preferência, etc. A forma de apresentação desta informação é vasta, sendo tendo algum formato preferível em função do tipo de projeto a ser executado. Por exemplo, para um projeto de automação poderia ser apresentada uma especificação de requisitos de usuário, uma especificação funcional com um detalhe de design, ou uma narrativa de controle. Já para um projeto arquitetônico detalhado, um memorial descritivo ou um critério básico de projeto, já seriam suficientes.

 É importante prever um tempo para que todas as partes analisem os documentos. Mesmo que aprovados, estes documentos devem ser considerados ativos durante todo o ciclo de vida do projeto, pois problemas técnicos encontrados em fases subseqüentes podem acarretar a revisão do escopo definido inicialmente. Vale lembrar que, dependendo do projeto e de sua fase, faz-se necessária a aprovação dos documentos junto a órgãos legais, como os bombeiros e prefeituras. Além disso, guardar a documentação gerada no decorrer do projeto/obra mesmo após o encerramento dos serviços pode poupar muito tempo e dinheiro, quando no futuro for necessária alguma reforma ou melhoria no serviço executado.

 Outro fato importante é ter em mente que quanto mais tempo passamos na definição, menor será a possibilidade de retrabalhos, que poderão acarretar em custos extras, bem como atraso na conclusão do projeto. Por isso é uma boa prática, sempre que possível, tomar um tempo para rever as definições do projeto com seus clientes e equipe do projeto, bem como reforçar as atualizações/mudanças adotadas no decorrer do projeto.

 Conforme dito, dependendo do objetivo do projeto e de sua fase, as informações a serem coletadas e registradas antes do início do projeto são vastas e fazê-lo de forma satisfatória pode ser bem complicado. Por isso, a consultoria de uma empresa de Engenharia pode ser a solução.

Se as possibilidades são vastas, a experiência da OMNIA também é. Independente da fase (pré-projeto, projeto básico, projeto detalhado e execução), setor (residencial, predial, comercial e industrial) ou especialidade (arquitetura, estrutura, elétrica, hidrossanitário, incêndio e automação).

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